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Secrétaire de direction F/H

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  • Référence : 2019-0247 VT
  • Contrat : CDI
  • Lieu : RENNES
  • Mode de candidature : CV + Lettre de motivation

Dans le cadre d’une création de poste, cette association rennaise dans le domaine du social recherche une Secrétaire de direction F/H à temps plein.

Cette fonction nécessite de gérer simultanément la dimension de Secrétaire de Direction et d’assurer quotidiennement les demandes (téléphone, visites, secrétariat) liées à la fonction d’accueil du siège de l’association.

MISSIONS :

– Accueil physique et téléphonique

Il/elle assure et coordonne l’accueil physique et téléphonique, la gestion de la messagerie électronique du Siège et la transmission des informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la structure.

Activités principales :
– Réception, analyse et orientation des demandes des bénévoles, des administrateurs, des salariés, des partenaires et du public.
– Organise le planning d’accueil du siège et met à jour les informations, la documentation et les outils pour tous les professionnels chargés de l’accueil du siège.
– Gestion du courrier postal du siège et assure la relation et le suivi des prestataires (La Poste, fournisseur machine à affranchir …).
– Gestion de planning et de la messagerie électronique
– Réalise des comptes rendus de réunions.
– Apporte un soutien administratif aux membres de l’équipe du siège (ex : convocations, recherche de salle, …).
– Assure le classement et l’archivage.
– Gère le stock des fournitures administratives et autres consommables (thé, café …) liés à l’accueil de groupe (ex : réunions, formations …)

Secrétariat

: Il/elle assiste la Direction Générale dans la gestion de son activité et notamment pour faciliter les coopérations internes et les partenariats externes nécessaires au bon fonctionnement.

Activités principales :

– Soutien au préparation des instances associatives, des réunions internes et des réunions partenariales : planification annuelle, convocation, préparation de dossiers, logistique, comptes rendus, classement, organisation des déplacements et de l’accueil de délégations extérieures, etc. et peut être amenée à y participer.
– Gestion de l’agenda et de la messagerie électronique de la Direction Générale dans le respect des délégations confiées.
– Apporte son soutien aux membres du Bureau, aux cadres du siège et des Centres Sociaux dans la gestion de leur planning et leur prise de rendez-vous commun.
– Alerte la Direction Générale sur les délais à respecter et les difficultés rencontrées.

La vie associative et le fonctionnement du Siège

Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.

Activités principales :

– Etablit les déclarations obligatoires en lien avec la vie associative et dans le respect des statuts et du règlement intérieur et tient à jour la liste des administrateurs, les heures de bénévolat, coordonne la mise en forme du rapport d’activité, du rapport moral et financier, etc.
– Gestion de la location de la salle de réunion du siège.
– Gestion du fond documentaire disponible au prêt interne.
– Organisation de Fête.
– Renseigne les données nécessaires à l’établissement de statistiques sur l’accueil.

TEMPS DE TRAVAIL ET REMUNERATION

35 heures soit 1 888 € bruts mensuels (+ prise en charge employeur Mutuelle Niv.3 ; tickets restaurants ; congés et rémunération individuelle supplémentaire conformément à la CCN).

Merci de transmettre votre candidature (CV, lettre de motivation et document attestant de votre statut de travailleur handicapé si vous n’êtes pas accompagné(e) par nos services) de préférence par mail: iroger@capemploi35.com ou via le formulaire ci-dessous.

Profil recherché

Formation requise : Bac +2, type BTS Assistante de Gestion PME-PMI, Assistante Manager, …
Expérience professionnelle sur poste similaire exigée.

Connaissances attendues :
– Maîtrise du fonctionnement associatif et des processus décisionnels.
– Connaissance du milieu de l’action sociale appréciée.

Compétences spécifiques :
– Maîtrise des principes d’accueil du public et expérience d’accueil de publics fragilisés.
– Capacité à communiquer de manière adaptée en interne comme en externe, et à destination d’interlocuteurs variés.
– Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, agenda partagé, gestion électronique de documents, outils de PAO, …).
– Maîtrise de la conception et de la réalisation de courrier, de compte-rendu et de note interne.

Compétences globales :
– Implication dans la création du poste et sa mise en œuvre concrète.
– Adhésion au mode de management par projet.
– Autonomie dans l’organisation de son travail.
– Qualité relationnelle et sens de l’écoute dans ses rapports fonctionnels et hiérarchiques.
– Intérêt pour le recours à des logiciels libres (ex : Framasoft).

Ruban

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