Chargé d’accueil et Facturation (H/F)

Leader des résidences services seniors en France, avec une vingtaine d’ouvertures de résidence par an, recherche pour la résidence de Laillé,

Chargé d’accueil et Facturation (H/F)

Rattaché hiérarchiquement au Directeur de Résidence services et, par délégation, à son Adjoint et au Responsable d’accueil et facturation.

MISSIONS DE FACTURATION:
– Gestion globale des comptes clients via un outil de facturation, de gestion hôtelière et de SAP : ouverture et clôture, facturation, encaissements, tenue de la caisse de l’accueil,
– Préparation du dossier de départ d’un résident permanent
– Transfert mensuel à la comptabilité des clôtures des mouvements clients, des ventes et encaissements,
– Vérification et saisie des factures fournisseurs par le rapprochement BC/BL/Factures et transmission pour BAP à la Direction,
– Transmission des bordereaux de remises en banque à la comptabilité,
– Gestion des relances clients débiteurs
– Suivi et contrôle des mouvements d’encaissements
– Rapprochement bancaire

MISSIONS ADMINISTRATIVE:
– Gestion du courrier (arrivée/départ) et distribution,
– Gestion administrative,
– Enregistrement des réclamations clients,
– Disponibilité à son poste de travail des documents de référence à jour,
– Rédaction et actualisation de divers documents, notamment : fichiers, affiches, notes, conventions de stages ou de partenariat, etc.

MISSIONS D’ACCUEIL :
– Accueil physique et téléphonique, renseignement, orientation des personnes,
– Orientation du client vers le bon interlocuteur de la Résidence,
– Vérification de l’identité des visiteurs le cas échéant,
– Distribution de la documentation.
– Etablissement et transmission régulière à la Direction, des tableaux de bord mis à jour concernant : le nombre de repas, les inventaires, les fiches prospects,
– En cas de besoin, intervention ou demande d’intervention des secours auprès des résidents (par exemple quand l’alarme de surveillance se déclenche), et suivi du fonctionnement du système de téléassistance, conformément à la procédure qualité

ACTIVITE SAP assistance administrative à domicile :
– Aide et accompagnement des résidents dans leurs démarches administratives,
– Etablissement de devis pour les demandes ponctuelles.

ACTIVITE SAP assistance informatique et internet à domicile :
– Aide à l’installation du matériel ou de l’environnement informatique, établissement des connexions,
– Initiation, formation à la navigation sur le web et autres logiciels,
– Réalisation éventuelle d’un pré-diagnostic par téléphone en cas de panne, avant de se déplacer,
– Etablissement de devis pour les demandes ponctuelles.

ACTIVITE SAP commande, livraison, portage de courses lourdes (épicerie) :
– Achats à partir des commandes des clients,
– Livraison à domicile,
– Traçabilité des règlements.

MISSIONS TRANSVERSES :
– En cas de nécessité de service, intervention et aide aux collègues des autres services de l’établissement dans l’accomplissement de leurs missions.

QUALITES :
– Connaissance et compréhension de la politique qualité du secteur d’activité et des objectifs liés,
– Mise en oeuvre d’actions correctives,
– Connaissance des objectifs d’amélioration fixés par le Directeur de la résidence et participation à la réalisation des plans d’actions,
– Respect des règles de gestion documentaire.

VOTRE PROFIL :
– Connaissance et respect des procédures liées à l’établissement.
– Qualité de la relation avec les clients et collaborateurs.
– Respect des fondamentaux du métier et des règles qualité.
– Capacité d’adaptation et d’innovation
– Respect des délais fixés par les Directions dans la gestion des fournisseurs
– Capacité à relancer les clients débiteurs

L’examen de votre candidature nécessite un dossier complet : CV, lettre de motivation, titre de bénéficiaire de l’obligation d’emploi (Reconnaissance Qualité de Travailleur Handicapé, Titre de pension d’invalidité, titre rente accident du travail ou maladie professionnelle…)