Assistant administratif et commercial – chargé d’accueil F/H

Organisme de formation situé à Rennes recherche un Assistant administratif et commercial – chargé d’accueil F/H

Vos missions

– Accueil physique et téléphonique en français, en anglais et en espagnol les apprenant.es, partenaires,
fournisseurs, visiteurs, les renseigner, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous (cours en interne…)
– Gestion des mails
S’assurer que l’information soit bien transmise
– S’assurer que le thé/café soient prêts et offerts quand nécessaire (qualité d’accueil).
– Relance, prospection et relation commerciale

• Secrétariat:
– Frappe de courrier
– Mettre en forme des documents : flyers sur les cours, règlement intérieur des étudiants, contrats de formation, adhésions, …
– Assurer le suivi des commandes liées aux fournitures et aux stocks (achat et matériel informatique).
– Effectuer le tri, la distribution, l’affranchissement, l’enregistrement du courrier
– Gérer les messages électroniques de demandes de renseignements.
– Trier, classer, archiver les dossiers
– Participer à la mise à jour du site internet

• Suivi complet des dossiers administratifs des apprenants :
– Gérer les messages électroniques de demandes de renseignements
– Assurer le suivi des apprenant.es dans Ciel (cours modulaires…)
– Assurer le suivi des inscriptions sur la formation des bénévoles
– Rédiger les attestations de préinscription, d’inscription et de suivi de cours.
– Effectuer la facturation et en assurer le suivi
– Assurer le suivi des conventions et contrats de formation
– Suivi de la facturation et encaissement
– Traiter et comptabiliser les paiements en lien avec le comptable et réaliser le dépôt en banque.

• Locaux :
– S’assurer de la mise en ordre de l’espace d’accueil
– S’assurer des règles de sécurité (fermeture des salles et entrées principales, enclenchement de l’alarme).
– Lien avec la Ville de Rennes (entretien, sécurité…)
– S’assurer de la sortie des poubelles/renouvellement du papier

• Ressources Humaines:
– Rédiger et afficher les documents d’information pour les salariés (sécurité, risques au travail, etc.)
– Effectuer le décompte mensuel des Chèques-déjeuner et procéder à leur distribution aux salarié.·es

• Assistanat de direction :
– Gestion des rendez-vous
– Communication interne
– Assister la direction à la préparation des documents nécessaires aux réunions statutaires
– Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

Savoir-faire et savoir-être requis :
– Modalités d’accueil
– Pratique de l’anglais (oral, écrit) . Une seconde langue est un plus
– Maîtrise de l’outil bureautique, office et outils de communication
– Connaissance du fonctionnement associatif
– Polyvalence, gérer conjointement plus d’une tâche
– Connaitre les différents statuts des étrangers
– Disponibilité, adaptabilité
– Rigueur et organisation

CDD 6 mois avec possibilité de CDI, en temps plein (35hsemaine).
Prise de poste début février

L’examen de votre candidature nécessite un dossier complet : CV, lettre de motivation et titre de bénéficiaire de l’obligation d’emploi (Reconnaissance de la Qualité Travailleur Handicapé, Titre de pension d’invalidité, Titre rente accident du travail ou maladie professionnelle…)