Assistant administratif et commercial – chargé d’accueil F/H

Organisme de formation situé à Rennes recherche un Assistant administratif et commercial – chargé d’accueil F/H
en CDI Temps plein (temps partiel 80% possible)

Vos missions

– Accueillir en français, en anglais et en espagnol les apprenant.es, partenaires, fournisseurs, visiteurs, les renseigner, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous (notamment pour les évaluations…)
– Accueil téléphonique
– Gestion des mails dont demandes de renseignements pour cours et standard téléphonique du dispositif PEOL, transfert des informations vers la personne concernée ou information à la direction
– S’assurer que l’information soit bien transmise
– Relance, prospection et relation commerciale
– Assurer le suivi des apprenant.es dans Ciel (cours modulaires, actions de proximité…) et s’assurer du respect du process administratif
– Assurer le suivi des conventions et contrats de formation
– Assurer le suivi des inscriptions de la formation des bénévoles.
– Assurer le suivi administratif du TCF
– Effectuer la facturation et en assurer le suivi
– Gestion des encaissements
– Participer à la réflexion sur la mise en œuvre des procédures administratives

Locaux :

– S’assurer de la mise en ordre de l’espace d’accueil
– S’assurer des règles de sécurité (fermeture des salles et entrées principales, enclenchement de l’alarme).
– Lien avec la Ville de Rennes (entretien, sécurité…)

Assistanat de direction :

– Gestion des rendez-vous
– Communication interne (transmission des informations à l’équipe)
– Assister la direction à la préparation des documents nécessaires aux réunions statutaires
– Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

Savoir-faire et savoir-être requis :

– Modalités d’accueil
– Pratique de l’anglais (oral, écrit) vivement souhaitée
– Maîtrise de l’outil bureautique, office et outils de communication
– Connaissance du fonctionnement associatif
– Polyvalence, gérer conjointement plus d’une tâche
– Connaitre les différents statuts des étrangers
– Disponibilité, adaptabilité
– Rigueur et organisation

Informations complémentaires

– Salaire 11.62€ brut/ heure
– CDI – 35 heures
– Profil : Diplômé BTS dans le domaine de la relation client/gestion administrative

L’examen de votre candidature nécessite un dossier complet : CV, lettre de motivation et titre de bénéficiaire de l’obligation d’emploi (Reconnaissance de la Qualité Travailleur Handicapé, Titre de pension d’invalidité, Titre rente accident du travail ou maladie professionnelle…)