- Référence : 2020-0315 EB
- Date : 01/02/2021
- Contrat : CDD 6 à 12 mois
- Lieu : 35 - Pays de Rennes
Organisme de formation situé à Rennes recherche un Assistant administratif et commercial chargé daccueil F/H
Vos missions
– Accueil physique et téléphonique en français, en anglais et en espagnol les apprenant.es, partenaires,
fournisseurs, visiteurs, les renseigner, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous (cours en interne
)
– Gestion des mails
Sassurer que linformation soit bien transmise
– Sassurer que le thé/café soient prêts et offerts quand nécessaire (qualité daccueil).
– Relance, prospection et relation commerciale
Secrétariat:
– Frappe de courrier
– Mettre en forme des documents : flyers sur les cours, règlement intérieur des étudiants, contrats de formation, adhésions,
– Assurer le suivi des commandes liées aux fournitures et aux stocks (achat et matériel informatique).
– Effectuer le tri, la distribution, laffranchissement, lenregistrement du courrier
– Gérer les messages électroniques de demandes de renseignements.
– Trier, classer, archiver les dossiers
– Participer à la mise à jour du site internet
Suivi complet des dossiers administratifs des apprenants :
– Gérer les messages électroniques de demandes de renseignements
– Assurer le suivi des apprenant.es dans Ciel (cours modulaires
)
– Assurer le suivi des inscriptions sur la formation des bénévoles
– Rédiger les attestations de préinscription, dinscription et de suivi de cours.
– Effectuer la facturation et en assurer le suivi
– Assurer le suivi des conventions et contrats de formation
– Suivi de la facturation et encaissement
– Traiter et comptabiliser les paiements en lien avec le comptable et réaliser le dépôt en banque.
Locaux :
– Sassurer de la mise en ordre de lespace daccueil
– Sassurer des règles de sécurité (fermeture des salles et entrées principales, enclenchement de lalarme).
– Lien avec la Ville de Rennes (entretien, sécurité
)
– Sassurer de la sortie des poubelles/renouvellement du papier
Ressources Humaines:
– Rédiger et afficher les documents dinformation pour les salariés (sécurité, risques au travail, etc.)
– Effectuer le décompte mensuel des Chèques-déjeuner et procéder à leur distribution aux salarié.·es
Assistanat de direction :
– Gestion des rendez-vous
– Communication interne
– Assister la direction à la préparation des documents nécessaires aux réunions statutaires
– Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
Savoir-faire et savoir-être requis :
– Modalités daccueil
– Pratique de langlais (oral, écrit) . Une seconde langue est un plus
– Maîtrise de loutil bureautique, office et outils de communication
– Connaissance du fonctionnement associatif
– Polyvalence, gérer conjointement plus dune tâche
– Connaitre les différents statuts des étrangers
– Disponibilité, adaptabilité
– Rigueur et organisation
CDD 6 mois avec possibilité de CDI, en temps plein (35hsemaine).
Prise de poste début février
Lexamen de votre candidature nécessite un dossier complet : CV, lettre de motivation et titre de bénéficiaire de lobligation demploi (Reconnaissance de la Qualité Travailleur Handicapé, Titre de pension dinvalidité, Titre rente accident du travail ou maladie professionnelle )